Organització emmagatzematge de la informació

Durant la història l'home ha precisat emmagatzemar la informació de forma que el seu accés fos fàcil, però sobretot ràpid. Els antics arxivadors duien una codificació que permetien localitzar la informació de forma més o menys ràpida.

Amb l'aparició de la informàtica els sistemes d'emmagatzematge han millorat molt, però tot i això, cal mantenir un cert ordre en la informació per a poder-la localitzar. Depenent del sistema utilitzat, el grau d'ordre ha de ser major o pot ser menor.

Per exemple, si s'utilitza una estructura de carpetes i fitxers, caldrà tenir una bona organització en el moment d'estructurar les carpetes. Per contra, si s'utilitza una base de dades, podem simplificar l'organització de la informació, ja que la realització de canvis és més simple i els sistemes de cerca ens permeten localitzar la informació per múltiples criteris.

L'adopció d'un o altre sistema: base de dades o fitxers de text, dependrà de diferents factors:

• Cantitat informació.
• Freqüència d'accés a la informació.
• Registre d'accesos / modificacions
• ....

Transmissió de les dades

Les entitats (empreses, organitzacions,...) precisen canviar la informació entre elles: aquest intercanvi els hi permet millorar en els seus processos, agilitzant les diferents tasques a realitzar i reduint la possibilitat d'errors.

Una de les múltiples formes de realitzar l'intercanvi d'informació és mitjançant la transmissió de fitxers. El procés "normal" a realitzar és el que es representa en la imatge:

Com es pot comprovar en la imatge anterior el procés no és simple i requereix arribar a certs acords entre les dues entitats que es volen canviar la informació: quina informació es vol intercanvi, com estarà estructurada, ...

Si l'intercanvi es vol generalitzar a més organitzacions, el sistema es complica ja que pot ser necessari crear programes específics (tot i que semblants) per a cada una d'elles.

Fitxers CSV

Els fitxers CSV (Comma separated value) són un sistema molt simple de transmissió. Es tracta d'enviar la informació utilitzant un caràcter per a separar cada un dels conceptes. Tot i que el nom pugui suggerir que sigui una coma, molts sistemes deixen definir el caràcter a utilitzar (punt i coma, salt de línia,...)

Els fitxers CSV presenten alguns problemes que en dificulten el seu tractament:

• Aparició del separador d'informació dins la informació vàlida del document. Per exemple, si utilitzem la coma com a separador pot aparéixer en un camp d'observacions.
• La inclusió de noves columnes en el fitxer obliga a modificar els programes de tractament de les dades ( i probablement també els d'emmagatzematge).